Position MissionLa risorsa selezionata sarà inserita presso la reception della sede di Badoere di Morgano (TV) e avrà il compito di gestire le attività legate a viaggi e trasferte aziendali, garantendo un servizio ottimizzato, puntuale e in linea con le policy aziendali.
ResponsibilitiesGestione delle trasferteGestione delle richieste di trasferta, interfacciandosi con i dipendenti interessatiSupporto all'organizzazione dei viaggi nel rispetto della Travel Policy aziendaleCoordinamento con le funzioni interne per eventuali esigenze specifiche legate agli spostamentiPrenotazioniPrenotazione di: strutture alberghiere, mezzi di trasporto (aerei, treni, auto a noleggio), trasferimenti locali (taxi, NCC, shuttle)Individuazione delle migliori soluzioni qualità/prezzo, in linea con le esigenze operative e le normative aziendaliGestione di modifiche, variazioni e cancellazioni delle prenotazioniSupporto e assistenzaPunto di riferimento per i dipendenti per qualsiasi esigenza connessa a viaggi e trasferteSupporto operativo prima, durante e dopo la trasfertaCollaborazione con gli altri uffici Travel del Gruppo, se necessario
Reception e Front OfficePresidio della reception e gestione del centralino telefonico, con smistamento delle chiamate verso le funzioni competentiAccoglienza dei visitatori (clienti, fornitori, consulenti, ospiti)Registrazione degli ingressi secondo le procedure aziendali e verifica delle autorizzazioni di accessoSupporto logistico e informativo ai visitatori durante la permanenza in sedeGestione della corrispondenza in entrata e uscita (posta, corrieri, consegne)Attività di protocollo e archiviazione documentale, sia in formato cartaceo sia digitale, nel rispetto delle procedure interne
Gestione CassaGestione della cassa di sede per spese minute e anticipi autorizzatiRegistrazione e rendicontazione delle operazioni di cassa secondo le procedure interneSupporto amministrativo per la corretta archiviazione della documentazione contabile
Gestione Parco Auto AziendaleGestione delle prenotazioni delle auto aziendaliCoordinamento della consegna e del ritiro delle chiaviMonitoraggio della disponibilità delle vetture e segnalazione di eventuali anomalie o necessità di interventoPrenotazione di auto a noleggio, quando necessario, nel rispetto delle policy aziendali
Supporto Logistico e Servizi di SedeGestione degli acquisti di cancelleria e materiale di consumo, su richiesta delle funzioni aziendaliMonitoraggio delle scorte e riordino del materiale necessario al corretto funzionamento degli ufficiSupporto organizzativo in occasione di eventi, riunioni o visite con ospiti esterni, inclusa:prenotazione e coordinamento di rinfreschi, coffee break o servizi di cateringsupporto logistico alle attività collegate all'evento
Technical Skills, Qualifications and Professional Experiencein possesso di diplomaesperienza pregressa nel ruolobuona conoscenza del pacchetto Officebuona conoscenza della lingua Inglese
Completano il profilo buone doti comunicative e relazionali, flessibilità operativa e team working.
Si offre un contratto a tempo determinato della durata di 12 mesi.
Sosteniamo la parità di genere e promuoviamo un ambiente equo ed inclusivo. Accogliamo candidature da qualsiasi persona indipendentemente dal background di provenienza, riconoscendo il valore della diversità nel nostro contesto lavorativo. Il nostro processo di selezione si basa sul principio base di favorire l'uguaglianza professionale promuovendo principi di non discriminazione basati sul genere, età, etnia, nazionalità, disabilità, religione, orientamento sessuale, stato civile ed appartenenza o meno a organizzazioni sindacali o politiche.