La segreteria tecnica è un ruolo fondamentale per la gestione dei progetti in corso. Si occupa di supportare attivamente la gestione dei progetti, comunicando con i clienti chiave e fornendo assistenza in un'ampia varietà di iniziative amministrative e commerciali.
* Fornire assistenza di segreteria per la gestione generale dei progetti aziendali;
* Assistere gli uffici nella documentazione, ossia redigere rapporti, archiviare, aggiornare e mantenere tutti i documenti pertinenti in conformità con il sistema di gestione della qualità;
* Svolgere attività di ricezione e servizio clienti;
* Mantenere in ordine e amministrare tutti i sistemi di archiviazione richiesti dall'azienda, sia fisici che elettronici;
* Organizzare le riunioni secondo le necessità del team e nel rispetto delle scadenze e degli impegni stabiliti;
* Preparare e distribuire i resoconti dei meeting e occuparsi delle attività di reporting periodico sull'andamento dei progetti;
* Controllare quotidianamente la casella di posta elettronica generica dell'azienda e inoltrare le e-mail a chi di dovere;
* Comunicare i messaggi telefonici e portare la posta cartacea ai destinatari;
* Supportare il coordinamento di tipo non tecnico con il team del progetto, mantenendo la comunicazione con il cliente e i consulenti;
* Fornire supporto ai manager nella preparazione e compilazione dei vari documenti relativi a progetti e gare d'appalto, ma anche documenti tecnici, relazioni e specifiche;
* Organizzare e seguire le consegne tempestive dei documenti di progetto;
* Gestire e redigere le varie comunicazioni per i progetti;
* Creare e mantenere il registro dei documenti e della corrispondenza in uscita;
* Creare e mantenere la directory di rete del progetto;
* Gestire le domande e le comunicazioni relative al progetto in assenza dei membri del team;
* Preparare, revisionare e distribuire la documentazione di progetto come le procedure di qualità e i moduli di controllo delle modifiche;