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Il profilo che cerchiamo
Il requisito numero uno di questo ruolo non è l'esperienza nel coaching, nella formazione o nell'AI. È la capacità di non perdere il filo. Una persona che lavora con checklist vere, che segnala in anticipo quello che potrebbe mancare, che non aspetta che qualcosa vada storto per intervenire. Tutto il resto — il settore, gli strumenti, i contenuti — si impara. La precisione e il senso di responsabilità operativa, o ci sono o non ci sono.
Responsabilità e attività1.
Gestione operativa di eventi, workshop e webinar
Ogni evento — in presenza o online — ha un ciclo completo che inizia settimane prima e termina settimane dopo. Il presidio di questo ciclo dall'inizio alla fine è in carico a questa figura, su entrambi i progetti.
Pre-evento
- Ricerca, prenotazione e conferma delle sale formazione (nessun progetto ha sede fissa)
- Rapporto con le venue partner e gestione preventivi, permessi, coordinamento AV
- Creazione meeting Zoom/StreamYard per webinar, verifica capacità tecnica speaker
- Creazione form di iscrizione e sequenze email di invito, reminder e last call
- Monitoraggio iscrizioni e segnalazione tempestivo dell'andamento ai soci
Materiali e preparazione
- Gestione di workbook, dispense, slide, attestati, badge e liste presenze
- Adattamento di template grafici (Canva o simili) per ogni nuovo appuntamento
- Predisposizione di materiali digitali, kit speaker e documentazione tecnica
Giorno dell'evento
- Presenza in loco per gli eventi di Milano e Lugano: allestimento, accoglienza, check-in
- Gestione sala virtuale nei webinar: ammissione, microfoni, chat, registrazione
- Supporto logistico ai trainer/speaker durante tutta la sessione
Post-evento
- Download, archiviazione e distribuzione delle registrazioni ai partecipanti
- Aggiornamento CRM: tag, note, score, stato dei partecipanti
- Coordinamento della sequenza di follow-up e raccolta feedback
- Raccolta foto/video e organizzazione secondo la tassonomia definita
2. Segreteria didattica e amministrativa
La segreteria non è un ruolo di supporto passivo: è la funzione che garantisce che nulla cada nel dimenticatoio. Ogni procedura ha una checklist; ogni checklist va verificata.
- Gestione delle iscrizioni a corsi, workshop e webinar tramite i form dedicati (JotForm, HubSpot, Typeform)
- Gestione del materiale dei corsi Ariadne: dispense, letture, slide, attestati
- Comunicazione delle nuove partenze dei programmi (Core Coaching, Team Coaching, Advanced Coaching, Core Quadrant, workshop)
- Verifica e rinnovo delle certificazioni annuali ICF dei corsi Ariadne
- Presidio delle procedure didattiche e della documentazione formale (attestazioni, registri, crediti)
- Raccolta moduli di consenso (GDPR/LPD), registrazione pagamenti, archivio contratti partner
- Coordinamento con Stripe/Bexio per la fatturazione svizzera di HumanAImpact
- Tenuta del calendario operativo unificato: scadenze, deadline, conferme
3. Coordinamento partecipanti, trainer e community
- Gestione dell'agenda dei colloqui di selezione, orientamento e discovery call (Calendly)
- Prima risposta alle richieste di informazioni in arrivo (email, form, LinkedIn) tramite template approvati, con smistamento ai soci per le richieste che lo richiedono
- Accoglienza dei nuovi iscritti al network HumanAImpact e agli alumni Ariadne
- Manutenzione dei profili nei CRM: aggiornamenti, tagging, segnalazione anomalie e duplicati
- Follow-up degli iscritti lungo i percorsi didattici
- Supporto alla community Atelier di Ariadne (Apericoaching mensili, edizioni online, ritiri alumni) e alla community HumanAImpact
- Coordinamento dei flussi comunicativi tra i soci e le community degli allievi e dei membri
4. Piattaforme digitali, contenuti e strumenti AI
Entrambi i progetti utilizzano piattaforme proprietarie con agenti AI per generare e distribuire contenuti. Il ruolo non è crearli, ma verificare che siano completi, approvati e distribuiti nei canali giusti — usando gli strumenti AI per ridurre al minimo il lavoro manuale.
- Utilizzo della piattaforma Ariadne per la creazione automatica di contenuti formativi e l'aggiornamento dell'area riservata
- Utilizzo della piattaforma ops.human-aimpact.ch: caricamento dati, verifica output degli agenti AI, attivazione flussi di contenuto e approvazione
- Gestione del CRM (HubSpot) e dell'email marketing (Brevo, Beehiiv — in futuro Resend su Ariadne)
- Caricamento contenuti approvati su Buffer/Publer e verifica della programmazione settimanale
- Aggiornamento della library di materiali su Google Drive e Notion
- Manutenzione e segmentazione delle liste contatti secondo le convenzioni di tagging definite
- Segnalazione puntuale di anomalie nelle piattaforme e nei flussi automatici
Requisiti essenziali
- Partita IVA attiva (o disponibilità immediata all'apertura)
- Eccellente organizzazione personale e gestione delle priorità
- Metodo nel lavoro: uso sistematico di checklist, scadenze e procedure
- Precisione nella gestione dei dati (CRM, fogli di calcolo, database)
- Autonomia operativa: sa cosa fare senza aspettare istruzioni su ogni dettaglio
- Affidabilità: le cose vengono fatte entro la scadenza, sempre
- Capacità di gestire più fili contemporaneamente senza perderne nessuno
- Propensione autentica alla relazione e alla gestione operativa di una community
- Ottima padronanza degli strumenti digitali: Google Workspace, Notion, CRM, email marketing, form online, videoconferenza
- Capacità di lavorare con strumenti di AI e piattaforme nuove: le impara, le usa, le padroneggia
- Ottima comunicazione scritta in italiano, con sensibilità al tono e al registro
- Inglese operativo (lettura di documentazione e strumenti, rapporti con Core Quality International e clienti esteri)
- Disponibilità agli spostamenti tra Milano e Lugano per gli eventi in presenza
Caratteristiche preferenziali
- Esperienza in ruoli di coordinamento, segreteria di direzione, event management o gestione community
- Familiarità con HubSpot, Beehiiv, Buffer, Zoom, Calendly, Canva, Stripe
- Conoscenza del mondo della formazione esperienziale, del coaching o della consulenza
- Conoscenza base degli standard ICF e dei processi di accreditamento
- Interesse genuino per i temi dell'innovazione, dell'AI e dello sviluppo professionale
La persona giusta per questo ruolo
- Si fa carico di un processo dall'inizio alla fine, non aspetta che qualcuno le dica il passo successivo
- Quando vede qualcosa che non torna, lo segnala subito — non dopo che il problema è diventato più grande
- Sa distinguere ciò che può risolvere da sola da ciò che richiede una decisione dei soci, e agisce di conseguenza
- Tratta le community dei due progetti come qualcosa di cui prendersi cura, non come liste di contatti
- Ha un approccio proattivo: se manca una procedura, la propone; se c'è un modo per fare meglio, lo suggerisce
- Dopo il periodo di inserimento, è in grado di dire ai soci «tutto è a posto» — e loro possono crederle senza dover verificare
Non cerchiamo: una persona che abbia bisogno di essere supervisionata su ogni dettaglio, che preferisca aspettare istruzioni piuttosto che prendere iniziativa nelle aree di sua competenza, o che non abbia dimestichezza con gli strumenti digitali e con l'AI.
Cosa offriamo
- Ruolo full-time freelance in P.IVA, con compenso da definire in base al profilo e all'esperienza
- Due progetti complementari in una sola collaborazione: varietà, crescita e visione ampia
- Lavoro prevalentemente da remoto, con presenze in loco per gli eventi tra Milano e Lugano
- Struttura di lavoro chiara: la strategia è definita, il calendario è tracciato, i processi sono in via di consolidamento
- Collaborazione diretta con i soci fondatori, in contesti a misura umana e orientati alla qualità relazionale
- Accesso a tutti gli strumenti dei progetti (piattaforme proprietarie, CRM, strumenti AI, suite digitali)
- Periodo di affiancamento strutturato nelle prime settimane per acquisire contesto, strumenti e procedure
- Prospettiva di crescita del ruolo: entrambi i progetti sono in fase di espansione (triennale Ariadne, nuove tracce di facilitazione e counseling, sviluppo della rete AI, piattaforme proprietarie in evoluzione)
Prospettive di sviluppo
Questo ruolo nasce in un momento fondativo per entrambi i progetti. Chi entra ora ha l'opportunità concreta di contribuire alla costruzione delle procedure operative, al consolidamento dei processi e all'evoluzione del proprio perimetro di responsabilità man mano che le attività si espandono. Nel medio termine si prevede:
- Evoluzione verso un ruolo di coordinamento più ampio, con possibile supervisione di altre figure operative
- Partecipazione attiva alla definizione e al miglioramento dei flussi operativi standardizzati tra i due progetti
- Crescita del perimetro relazionale verso partner, fornitori, community e clienti istituzionali (es. EOC Svizzera, Core Quality International)
- Sviluppo di competenze avanzate nell'uso combinato di strumenti AI per la gestione operativa di scuole di formazione e network professionali
Come candidarsi
Inviare CV aggiornato e una breve presentazione — anche in formato testo libero, non serve una lettera formale — che racconti chi sei, cosa hai fatto e perché questo ruolo ti interessa.
È particolarmente apprezzato includere due o tre esempi concreti di situazioni in cui hai gestito un processo complesso dall'inizio alla fine senza perdere nessun dettaglio.
Contratto di lavoro: Contratto con partita IVA
Retribuzione: €25.000,00 - €35.000,00 all'anno
Benefit:
- Lavoro da casa
Esperienza:
- OPERATIONS MANAGER o ALTRE ATTIVITA' ORGANIZZATIVE: 3 anni (Obbligatorio)
Disponibilità a viaggiare:
- 25% (Obbligatorio)
Sede di lavoro: Da remoto