Titolo: Assistente Operativa / Coordinatrice di Studio (Agenzia di Comunicazione)
Sede: Montecatini Terme (PT) (Esclusivamente in presenza)
Contratto: Part-time iniziale con prospettiva full-time
L'azienda
Soul Studio è un'agenzia di comunicazione con sede a Montecatini Terme. Ci occupiamo di gestione social media, fotografia, video, siti web e marketing. All'interno dello studio coesiste un secondo ramo d'attività: un brand personale nel settore della psicologia e dell'apprendimento universitario, con e-commerce, applicazione e community. Il team è composto da sette persone.
La posizione
La figura che cerchiamo è il punto di riferimento operativo dell'intero studio. Non si tratta di una segreteria tradizionale: il ruolo richiede la capacità di coordinare il lavoro di tutto il team, gestire simultaneamente più attività e mantenere il controllo su scadenze, clienti e flussi di lavoro di entrambe le realtà aziendali.
È un ruolo ad alta responsabilità, che richiede una predisposizione caratteriale specifica. Per questo motivo, chiediamo di leggere con attenzione la descrizione prima di candidarsi.
Mansioni principali
- Gestione appuntamenti e calendario dello studio
- Risposta al telefono e gestione delle chiamate in entrata: la figura è il primo punto di contatto dello studio. È richiesta la capacità di gestire conversazioni telefoniche con clienti attivi, potenziali nuovi clienti e fornitori in modo professionale e autonomo
- Contatto costante con i clienti attraverso tutti i canali: telefono, email, gruppi WhatsApp. La figura gestisce la relazione operativa quotidiana con il portafoglio clienti dello studio
- Fatturazione, solleciti di pagamento, invio e gestione contratti
- Organizzazione dei protocolli mensili e settimanali del team: assegnazione task, scadenze, monitoraggio avanzamento
- Preparazione e invio preventivi
- Supporto operativo trasversale a entrambe le attività dello studio
- Supervisione attiva del rispetto delle scadenze da parte di tutti i membri del team
- Gestione dei canali social dello studio (pianificazione, pubblicazione, presenza online dell'agenzia)
Requisiti essenziali
- Predisposizione naturale al multitasking: capacità di gestire più attività contemporaneamente senza perdere informazioni. Questo è il requisito principale. Il ruolo prevede interruzioni frequenti, urgenze impreviste e la necessità di passare rapidamente da un'attività all'altra mantenendo il controllo su tutte
- Capacità organizzativa strutturata: metodo nel prendere appunti, nel tracciare le informazioni, nel pianificare il lavoro proprio e altrui
- Proattività: la figura deve anticipare le necessità, individuare criticità e intervenire autonomamente, senza attendere indicazioni
- Assertività: è richiesta la capacità di sollecitare colleghi e clienti con fermezza e professionalità quando necessario
- Senso di responsabilità: tutto ciò che rientra nel perimetro di gestione di questa figura è sotto la sua responsabilità diretta
- Disponibilità esclusiva alla presenza in studio per l'intera fascia oraria, dal lunedì al venerdì. Non è previsto lavoro da remoto
- Residenza in zona raggiungibile entro 20-25 minuti dallo studio
- Assenza di attività parallele che richiedano attenzione durante l'orario lavorativo
Competenze fortemente apprezzate
- Conoscenza dei social media e del mondo della comunicazione digitale, sia per le mansioni dirette di gestione dei canali dello studio sia per una migliore comprensione dell'attività e del linguaggio dell'agenzia
- Familiarità con i principali strumenti di organizzazione digitale: Google Calendar, promemoria, piattaforme di project management (Monday, Trello, Asana o simili)
- Esperienza pregressa in ambito segreteria, amministrazione o gestione operativa di ufficio
Retribuzione: €900,00 - €1.200,00 al mese
Domande di preselezione:
- Hai delle ottime competenze organizzative? [Requisito richiesto]
- Hai delle buone conoscenze del mondo dei social e del web marketing? [Requisito apprezzato]
- Sei dispost* a lavorare nella nostra sede di Montecatini Terme per 5 giorni a settimana? [Requisito richiesto]
- Hai esperienze pregresse nel ruolo di segretaria, social media manager o ruoli simili? [Requisito apprezzato]
Sede di lavoro: Di persona