Descrizione dell'azienda e del ruolo: chi siamo e perché stiamo assumendo
Per candidarsi, è sufficiente leggere la seguente descrizione del lavoro e assicurarsi di allegare i documenti pertinenti.
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Siamo un'azienda in forte crescita, in rapida espansione nelle nostre tre sedi principali (Vicenza, Italia; Madrid, Spagna; New York, USA). Il nostro network è attivo in sette paesi: Italia, Spagna, Regno Unito, Germania, Francia, Stati Uniti e Brasile. Collaboriamo con migliaia di merchant, investitori, advertiser, agenzie e network di performance marketing per offrire il massimo valore ai nostri utenti.
Per supportare la nostra continua crescita e la crescente complessità operativa della nostra struttura internazionale, siamo alla ricerca di uno Specialista Amministrativo (Ibrido) che supporti principalmente le operazioni finanziarie delle nostre entità, come contabilità di base e controllo dei costi. Il ruolo includerà anche responsabilità amministrative limitate a supporto delle funzioni Legal e HR.
Nota: questa posizione non è un ruolo da Controller né esclusivamente Finance, ma un ruolo ibrido che combina amministrazione, supporto contabile e coordinamento operativo.
Il ruolo è ideale per una persona precisa, organizzata e desiderosa di sviluppare un'esperienza operativa trasversale in un contesto internazionale.
Collaborerai a stretto contatto con stakeholder cross-funzionali — inclusi fornitori esterni — per garantire visibilità operativa, gestione della documentazione e supporto alle decisioni del management.
La posizione combina precisione amministrativa e pensiero analitico, offrendo un'esposizione diretta alle operazioni internazionali e al monitoraggio dei budget.
Responsabilità principali
* Fornire supporto operativo nei processi contabili, fiscali e amministrativi, collaborando strettamente con il team Amministrazione su tematiche internazionali e, quando necessario, italiane. Il ruolo richiede una solida base pratica in contabilità e fiscalità per supportare efficacemente le attività quotidiane.
* Supportare la preparazione e la manutenzione dei budget operativi delle entità aziendali e delle principali attività.
* Monitorare le spese effettive rispetto al budget e mantenere file di controllo costi per garantire visibilità al management.
* Monitorare i costi dei fornitori, le spese ricorrenti (software, servizi, abbonamenti) e i costi operativi una tantum.
* Verificare fatture e spese rispetto ai budget approvati e ai termini contrattuali.
* Segnalare rischi di budget, sforamenti o costi imprevisti agli stakeholder rilevanti.
* Supportare l'allocazione dei costi tra le diverse entità, ove applicabile.
* Supportare il coordinamento cross-funzionale tra Finance, Legal, HR e fornitori esterni.
* Garantire che gli obblighi contrattuali siano allineati con i budget approvati e i processi di pagamento.
Legal & gestione contratti (5%)
* Gestire promemoria per rinnovi contrattuali e coordinare i processi decisionali interni.
* Coordinarsi con consulenti legali esterni quando è necessaria una revisione o un supporto formale.
* Supportare la preparazione e l'aggiornamento di template operativi, policy o accordi standard, se necessario.
Supporto alle operazioni HR (5%)
* Supportare i processi amministrativi di onboarding e offboarding.
* Contribuire a garantire coerenza operativa e allineamento della documentazione tra le diverse entità.
* Coordinarsi con stakeholder interni e fornitori locali payroll/HR quando richiesto.
Requisiti essenziali
* 1–3 anni di esperienza in ambito operations, amministrazione, supporto finance o ruolo correlato (stage o esperienze progettuali rilevanti sono considerati).
* Forti capacità organizzative e attenzione al dettaglio, con abilità nella gestione di documenti, scadenze e stakeholder multipli.
* Conoscenza base delle operazioni aziendali, budgeting/contabilità di base o processi amministrativi.
* Buona familiarità con fogli di calcolo (Excel o Google Sheets) per il monitoraggio di budget, costi o dati operativi.
* Esperienza nella gestione documentale o utilizzo di repository condivisi (Google Drive, SharePoint o simili).
* Ottime capacità di comunicazione scritta e orale in inglese (livello B2 o superiore) (altre lingue sono un plus); il ruolo prevede interazione quotidiana con Manager e consulenti esterni anglofoni.
* Mentalità proattiva e orientata al problem solving, con forte attenzione all'accuratezza e all'affidabilità operativa.
* Capacità di lavorare in un ambiente remoto, internazionale e cross-funzionale.
* Esperienza pratica nell'utilizzo di strumenti di AI (es. ChatGPT o simili) per supportare ricerca, organizzazione o efficienza operativa è considerata un plus.
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