Viste d’insieme
Per la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant & Office Support per sostituzione maternità.
La risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all’AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management.
Responsabilità principali
Attività di Executive Assistant
- Gestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Outlook, Teams).
- Organizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti).
- Curare la pianificazione e l’aggiornamento continuo del calendario elettronico, garantendo precisione e tempestività.
- Gestire l’iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online.
- Produrre documentazione in formato digitale e cartaceo, inclusa la rilegatura di brochure, la redazione di testi, lettere di trasmissione e la formattazione di documenti.
Servizi generali / Office Management
- Gestione del centralino, smistando le chiamate in entrata.
- Supervisione e smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e puntuale.
- Accoglienza professionale di clienti, ospiti e staff internazionale, assicurando un’esperienza positiva e coerente con l’immagine aziendale.
- Prenotazione e allestimento delle sale riunioni, verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack).
- Gestione approvvigionamenti (cancelleria, DPI, rifornimenti per la caffetteria, ecc.), valutazione dei fornitori, monitoraggio delle scorte e organizzazione degli spazi di stoccaggio.
- Gestione delle spedizioni tramite Pony Express e corrieri, occupandosi della prenotazione e del monitoraggio delle consegne.
- Fornire supporto allo staff nell’organizzazione di seminar lunch ed eventi interni, inclusa la gestione del catering.
- Curare le convenzioni travel con hotel, compagnie aeree e altri fornitori, mantenendole aggiornate e funzionali.
- Supportare l’organizzazione dei viaggi e delle prenotazioni per nuovi ingressi e stagisti, facilitando il processo di onboarding.
- Supervisionare la manutenzione degli spazi aziendali e il servizio di pulizie, garantendo ordine, decoro e funzionalità degli ambienti.
- Collaborare all’organizzazione di eventi aziendali, sia interni che esterni, gestendo gli aspetti logistici e operativi.
- Gestione assegnazione di badge aziendali e armadietti personali (locker), assicurando un accesso controllato e sicuro.
Requisiti e competenze
- Diploma o Laurea in ambito economico, linguistico o affine.
- Almeno 3 anni di esperienza in ruoli analoghi, preferibilmente in contesti strutturati o internazionali.
- Buona conoscenza della lingua inglese.
- Solida esperienza nella gestione di agende complesse, trasferte, eventi e fornitori.
- Ottima padronanza del pacchetto Microsoft 365 e degli strumenti di calendarizzazione e videoconferenza.
- Familiarità con piattaforme per prenotazioni viaggi, spedizioni e gestione approvvigionamenti.
- Competenze nella gestione documentale e nell’organizzazione logistica di eventi.
- Eccellenti capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli.
- Proattività, flessibilità e spiccato problem solving.
- Ottime doti relazionali, comunicative e capacità di interfacciarsi con interlocutori diversi.
- Riservatezza, affidabilità e orientamento alla qualità del servizio.
Compenso e benefit
Deerns offre il pacchetto retributivo inclusivo di Wellhub, la piattaforma globale per il benessere che dà accesso a palestre, corsi fitness, servizi digitali e app per la salute e il wellbeing.
CCNL Applicato
CCNL Terziario H011
Salute, diversità e pari opportunità
Deerns è un’azienda certificata Great Place to Work Italia (2025–2026).
Deerns Italia S.p.A. sostiene le pari opportunità lavorative garantendo un ambiente inclusivo e si impegna a combattere tutte le forme di discriminazione. Pertanto, l’integrazione nel nostro team è volta a tutte le persone senza alcuna distinzione di genere, nazionalità, orientamento sessuale, disabilità o età.
I nostri valori comprendono il rispetto, l’integrità, l’innovazione e l’inclusione.
I dati personali saranno trattati in conformità alle disposizioni contenute nel regolamento UE 2016/679.
