L'Executive Assistant & Facilities Officer supporta il management nelle attività organizzative, amministrative e operative, assicurando il corretto funzionamento delle infrastrutture aziendali, dei servizi interni e delle attività di supporto ai clienti e alle agenzie.
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La figura svolge un ruolo chiave nel coordinamento delle attività amministrative, nella gestione dei fornitori e nel supporto alla reportistica e ai processi aziendali, supportata dal management interno.
Key responsabilities
Facilities Management
Gestione della manutenzione del building
Coordinamento interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.
Supervisione fornitori di servizi (pulizie, sicurezza, manutenzione, utilities).
Monitoraggio delle condizioni degli spazi aziendali e miglioramento dei servizi interni.
Fleet & Travel Management
Gestione amministrativa del parco auto aziendale (assegnazioni, contratti, scadenze, manutenzioni, assicurazioni, sinistri).
Monitoraggio costi e reportistica relativa ai veicoli aziendali.
Management delle prenotazioni di hotel e viaggi
IT & Workplace Setup
Gestione e setup dei dispositivi aziendali (laptop, telefoni, accessori) per nuovi ingressi o sostituzioni.
Coordinamento con il reparto IT per assistenza tecnica.
Gestione inventario dispositivi e asset aziendali.
Commercial & Financial Support
Validazione delle provvigioni e supporto alla verifica dei dati relativi a clienti e agenzie.
Controllo e gestione dei premi per agenzie/clienti.
Preparazione e aggiornamento della reportistica BI per clienti.
Procurement & Data Management
Gestione e monitoraggio delle RDA
Coordinamento con fornitori per ordini e contratti.
Monitoraggio budget relativi a servizi generali e forniture.
Supporto alla creazione e aggiornamento di dashboard e report BI.
Gestione e archiviazione documentale.
Amministrazione del personale
Chiusura cartellini
Consulenza lavoratori con supporto dello studio esterno
Archiviazione dei documenti sensibili
Gestione fase Onboarding
Sicurezza e visite mediche periodiche
Audit e report costi del personale
Required Skills & Qualifications
Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Office Manager, Operations o Facilities.
Inglese C1
Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
Buona conoscenza di Excel e Business Intelligents
Precisione e attenzione ai dettagli, soprattutto nella gestione amministrativa.
Capacità di coordinamento con fornitori e diversi dipartimenti aziendali.
Buone capacità comunicative e problem solving.
Conoscenza di strumenti ERP o gestionali aziendali.
Soft Skills
Affidabilità e discrezione.
Approccio intraprendente e orientamento alla soluzione.
Capacità di lavorare in autonomia e gestire attività multiple. xpavfwm
Flessibilità e spirito di collaborazione.