Per prestigiosa società settore Retail con sede in zona Milano Porta Garibaldi siamo alla ricerca di una figura di EA cono ottima conoscenza della lingua inglese che supportera il Founder e AD della società.
Budget 35/37 K Ral + mensa
Previsti 2 giorni alla settimana di SW
Il/La candidato/a ideale fornirà supporto esecutivo di alto livello al top management (es. CEO, Presidente e/o Consiglio di Amministrazione) e sarà responsabile della gestione completa degli adempimenti di Segreteria Societaria, assicurando il rispetto degli obblighi legali e statutari. Questa figura opera come punto focale tra la Direzione, il CdA, i Soci e i consulenti esterni, gestendo informazioni sensibili con estrema professionalità e riservatezza.
Responsabilità Principali:
1. Supporto Esecutivo e di Direzione (Executive Assistant)
* Gestione Agenda e Corrispondenza: Gestire in modo proattivo e complesso l'agenda del Founder/AD, organizzare meeting interni ed esterni, filtrare chiamate e corrispondenza (e-mail e cartacea).
* Organizzazione Viaggi ed Eventi: Pianificare e prenotare viaggi di lavoro nazionali e internazionali (voli, alloggi, trasferimenti), occupandosi della relativa nota spese. Organizzare e coordinare meeting aziendali, conferenze ed eventi.
* Documentazione e Reportistica: Preparare presentazioni, report, documenti e comunicazioni riservate in lingua italiana e straniera. Mantenere un sistema di archiviazione digitale e cartacea efficiente e riservato.
* Rapporti Interpersonali: Fungerà da punto di contatto e filtro professionale con interlocutori interni (Top Management, dipartimenti) ed esterni (clienti, fornitori, consulenti).
* Gestione Amministrativa: Supporto nelle attività amministrative di base e nel monitoraggio di scadenze e priorità del Management.
2. Adempimenti di Segreteria Societaria (Corporate Secretary)
* Organi Societari: Organizzare e convocare riunioni del Consiglio di Amministrazione (CdA), dell'Assemblea dei Soci e di eventuali Comitati interni.
* Verbalizzazione: Redigere i verbali delle riunioni degli organi societari (CdA, Assemblea, Comitati), assicurandone la corretta trascrizione e l'archiviazione formale.
* Libri Sociali: Gestire e aggiornare i Libri Sociali obbligatori (Libro dei Verbali del CdA, Libro Verbali Assemblee, Libro Soci, ecc.) in conformità con la normativa vigente.
* Adempimenti Legali: Collaborare con studi legali e commercialisti per il deposito di atti e documenti presso il Registro delle Imprese (es. nomine, deleghe, rinnovi di cariche, variazioni statutarie).
* Pratiche Istituzionali: Gestire le pratiche relative a Smart-Card/Token di firma digitale, PEC (Posta Elettronica Certificata) e deleghe per i cassetti fiscali del Management/Organi Sociali.
* Archivio Corporate: Mantenere un archivio organizzato e riservato di tutti i documenti societari, statuti e regolamenti interni.
Requisiti e Competenze
Formazione e Esperienza
* Formazione: Diploma o Laurea (preferibilmente in discipline economiche, giuridiche o linguistiche).
* Esperienza: Solida esperienza pregressa (minimo 3-5 anni) in ruoli di Executive/Personal Assistant, preferibilmente in contesti aziendali strutturati.
* Lingue: Ottima conoscenza della lingua Inglese (scritta e parlata); la conoscenza di una seconda lingua è un plus.
Competenze Tecniche e Personali (Hard & Soft Skills)
* Competenze Societarie: Conoscenza di base del Diritto Societario e delle procedure per la gestione degli Organi Sociali.
* Strumenti Digitali: Ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare Word, Excel e PowerPoint) e dimestichezza con i gestionali di archiviazione e le piattaforme di videoconferenza.
* Organizzazione e Problem Solving: Eccellenti capacità organizzative, di gestione delle priorità e di problem solving in autonomia.
* Riservatezza e Flessibilità: Massima discrezione, etica professionale e affidabilità nella gestione di informazioni riservate e sensibili. Flessibilità e disponibilità a orari che possono occasionalmente estendersi per esigenze di Direzione.
* Comunicazione: Ottime doti comunicative e relazionali, sia verbali che scritte, e capacità di interfacciarsi con interlocutori di alto livello.