Siamo alla ricerca di un / una Executive Assistant con possibilità di inserimento a lungo termine presso i nostri uffici a Rho (MI).
* Responsabilità principali
Le attività previste sono riportate di seguito :
1. Gestione amministrativa :
1. Attività di segreteria generale tra i quali gestione della corrispondenza, chiamate e ordini.
2. Monitoraggio dello scadenziario e rinnovi.
3. Monitoraggio dell’inventario.
2. Gestione contabile :
4. Fatturazione attiva e passiva.
5. Gestione dei solleciti dei pagamenti.
6. Coordinamento delle attività contabili in collaborazione con il commercialista.
7. Inserimento dei pagamenti sul portale della banca.
3. Gestione certificazioni ISO :
8. Aggiornamento e archiviazione dei documenti, certificati e report.
9. Aggiornamento dei documenti necessari per le certificazioni ISO 9001, 14001 e 45001.
10. Preparazione dei documenti necessari per la certificazione ISO 27001.
4. Gestione del personale :
11. Monitoraggio delle presenze e gestione documentale delle trasferte.
12. Verifica e registrazione delle presenze, note spese e buoni pasto.
13. Coordinamento con il medico competente per visite, sopralluoghi e riunioni periodiche.
14. Organizzazione logística (prenotazione voli, alberghi, taxi).
15. Supporto nell’elaborazione dei cedolini in collaborazione con il consulente del lavoro.
16. Gestione delle pratiche di assunzione e cessazione, tirocini e rapporti con le Università.
17. Coordinamento dei corsi obbligatori e facoltativi.
5. Gestione delle commesse
18. Preparazione e aggiornamento dei documenti a supporto.
6. Gestione del business plan KS e Hierarchy 4.0
19. Preparazione e aggiornamento dei documenti a supporto.
20. Preparazione delle pratiche per il nuovo immobile e ristrutturazione.
7. Creazione di presentazioni, minute di meeting e report aziendali.
8. Altri compiti propri del ruolo.
21. Requisiti
22. Diploma o Laurea Triennale.
23. Esperienza pregressa in un ruolo simile, preferibilmente in aziende operanti nel settore ingegneristico a livello internazionale.
24. Ottima conoscenza delle funzionalità di Microsoft Excel
25. Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office in generale (Outlook, Word, PowerPoint, Teams).
26. Conoscenza del pacchetto Google Workspace.
27. Ottima conoscenza della lingua inglese, sia parlata che scritta.
28. Soft skills
29. Capacità di anticipare le esigenze e mentalità orientata al problem solving.
30. Capacità di comunicare in modo chiaro e diretto e predisposizione alle relazioni interpersonali.
31. Adattamento ai cambiamenti e abilità nell’organizzare le attività per rispettare le scadenze.
32. Capacità di lavorare in modo indipendente, mantenendo riservatezza e affidabilità nelle mansioni quotidiane.
33. Benefit offerti
34. Buoni pasto.
35. Welfare aziendale.
36. Partecipazione a eventi di teambuilding.
37. Orario di lavoro
38. Full-time, 40 ore settimanali (lunedì-venerdì, dalle 9 : 00 alle 18 : 00).
Contratto di lavoro : Tempo determinato
Domande di preselezione :
39. Hai esperienza nell'utilizzo di Excel?
Lingua :
40. Inglese (Obbligatorio)
#J-18808-Ljbffr