Realtà italiana indipendente specializzata in design, innovazione e trasformazione organizzativa. Supporta aziende e organizzazioni complesse nella progettazione di servizi digitali, processi e modelli di business, integrando competenze strategiche, comunicazione e soluzioni AI per generare valore concreto nel tempo.
Ricerca un/a People e Board Assistant | Categoria Protetta L.68/99
La risorsa verrà inserita nel team office support ed avrà le seguenti responsabilità:
* Gestire agenda, appuntamenti, priorità e follow-up del CEO e dei membri del Board.
* Organizzare meeting interni ed esterni, riunioni istituzionali, incontri con stakeholder, partner, consulenti, clienti o investitori.
* Preparare materiali, documentazione, briefing e informazioni utili a supporto degli incontri executive.
* Presidiare scadenze, promemoria, task aperti e azioni successive alle riunioni del CEO e del Board.
* Gestire comunicazioni operative e organizzative per conto del CEO e del Board, assicurando tono, precisione, riservatezza e tempestività.
* Supportare la gestione di priorità trasversali, facilitando il coordinamento tra CEO, Board, leadership team e funzioni interne.
* Supportare l’organizzazione delle riunioni del Board, dei comitati e degli incontri di governance.
* Coordinare calendari, convocazioni, sale, collegamenti da remoto, materiali preparatori e documentazione post-meeting.
* Curare la raccolta, l’organizzazione e la distribuzione controllata di documenti, presentazioni, verbali, report e materiali riservati.
* Monitorare action point, decisioni e follow-up emersi dalle riunioni del Board, assicurando tracciabilità e avanzamento.
* Collaborare con consulenti esterni, advisor, legali, amministrazione e funzioni interne per la preparazione dei materiali necessari.
* Garantire massima riservatezza nella gestione di informazioni sensibili, strategiche, economiche, organizzative o societarie.
* Contribuire al coordinamento operativo di attività che coinvolgono più funzioni aziendali.
* Collaborare e contribuire alle attività di Segreteria Operativa People in quanto a travel management, cura degli spazi, accoglienza e supporto negli eventi aziendali e nella loro organizzazione.
* Supportare progetti speciali promossi da CEO, Board o leadership team.
* Facilitare la circolazione delle informazioni tra le funzioni, evitando dispersioni, sovrapposizioni o ritardi.
* Raccogliere fabbisogni organizzativi e operativi, indirizzandoli verso le funzioni competenti.
* Collaborare con People, Procurement, Finance, IT e Office Management per assicurare continuità e qualità nell’esecuzione delle attività.
* Organizzare trasferte, viaggi, pernottamenti, spostamenti e accoglienza per CEO, Board, ospiti executive e stakeholder rilevanti.
* Coordinare meeting esterni, pranzi, cene, eventi istituzionali e momenti di rappresentanza.
* Garantire un’esperienza di accoglienza curata, coerente con il posizionamento aziendale e adeguata al livello degli interlocutori.
* Gestire eventuali esigenze personali-professionali collegate all’operatività del CEO e del Board, nel rispetto dei confini del ruolo e delle policy aziendali.
* Preparare agende, ordini del giorno, minute operative, sintesi e follow-up meeting.
* Raccogliere input dai partecipanti, consolidare materiali e assicurare che i documenti siano pronti nei tempi previsti.
* Tenere traccia delle decisioni prese, delle responsabilità assegnate e delle scadenze concordate.
* Supportare la predisposizione di presentazioni, report, note informative e documenti di sintesi.
* Contribuire all’organizzazione di eventi aziendali, istituzionali o di rappresentanza con particolare attenzione alla partecipazione del CEO e del Board.
* Coordinarsi con Segreteria People e Procurement per logistica, fornitori, catering, materiali, ospitalità e allestimenti.
* Presidiare la qualità dell’esperienza degli ospiti e degli stakeholder coinvolti.
Il/la candidato/a dovrà avere esperienza in ruoli di office management in contesti dinamici, preferibilmente start up.
La conoscenza della lingua inglese a livello B2 e l'appartenenza alle Categorie Protette è un requisito fondamentale.
Si offre un contratto diretto con l'azienda partner a tempo indeterminato.
Range retributivo: 33.000€ - 43.000€
Buoni pasto: 7€
Zona di lavoro: Roma Nord.
L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy https://www.wexecutive.eu/privacy-policy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R.0000155 del 31/12/2021.
La maggior parte dei nuovi assunti nel ruolo rientra in questo intervallo e ha l’opportunità di aumentare la propria retribuzione nel tempo.
L’inquadramento iniziale all’interno della fascia salariale si basa tuttavia sulle conoscenze, competenze ed esperienze rilevanti per la posizione.
L’azienda è impegnata a supportare i propri collaboratori nel raggiungimento del successo e nella crescita professionale.
La retribuzione base è solo una delle componenti del pacchetto di Total Rewards.
L’annuncio è rivolto ad ambo i sessi (D.lgs n. 198/2006) e nel rispetto di quanto disposto dall’art. 10 del D.Lgs n. 276/2003. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy https://www.wexecutive.eu/privacy-policy ai sensi dell'art. 13 e art. 14 del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati. Aut. Min. Prot. R.0000155 del 31/12/2021.