Cerchiamo una persona organizzata, pratica e affidabile che si occupi della gestione quotidiana degli uffici, degli showroom e degli immobili aziendali, garantendo il corretto funzionamento degli spazi di lavoro e supportando le diverse funzioni aziendali nelle attività operative.
La figura sarà il punto di riferimento per tutte le esigenze legate agli immobili, ai fornitori, ai servizi generali e al benessere degli ambienti di lavoro.
PRINCIPALI RESPONSABILITÀ
Gestione immobili e infrastrutture
* Gestire il patrimonio immobiliare aziendale (uffici, showroom, magazzini e altre sedi operative).
* Assicurare il corretto funzionamento di impianti elettrici, idraulici, di climatizzazione, sicurezza e antincendio.
* Pianificare e supervisionare interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.
* Coordinare tecnici, manutentori e fornitori esterni.
* Monitorare lo stato degli immobili e segnalare eventuali necessità di intervento.
* Gestire eventuali lavori di ripristino, miglioramento e adeguamento degli spazi.
Rapporti con condomini e proprietà
* Essere il referente aziendale per i condomini in cui sono presenti uffici e showroom.
* Partecipare alle assemblee condominiali e mantenere i rapporti con amministratori e proprietà.
* Gestire segnalazioni, richieste e problematiche relative agli stabili.
* Coordinare attività condivise con portinai, custodi e personale degli edifici.
Gestione utenze e assicurazioni
* Monitorare consumi e forniture di energia elettrica, acqua e altre utilities.
* Verificare e gestire il pagamento delle utenze.
* Mantenere aggiornati i contratti di fornitura.
* Gestire e monitorare le coperture assicurative degli immobili e delle attività aziendali.
* Interfacciarsi con broker e compagnie assicurative per rinnovi, pratiche e sinistri.
Servizi generali e office management
* Garantire il corretto funzionamento degli uffici e degli showroom.
* Coordinare le imprese di pulizia e verificarne la qualità del servizio.
* Assicurare elevati standard di ordine, pulizia e presentazione degli spazi.
* Gestire i rapporti con giardinieri, manutentori e altri fornitori di servizi.
* Supervisionare la cura delle aree verdi e delle piante presenti negli uffici.
* Provvedere all'annaffiatura delle piante quando necessario.
Acquisti e approvvigionamenti
* Gestire gli acquisti necessari al funzionamento degli uffici.
* Acquistare prodotti per la pulizia e materiali di consumo.
* Acquistare cartoleria e forniture per i diversi dipartimenti aziendali.
* Gestire le scorte e monitorare i fabbisogni delle varie squadre.
* Provvedere all'acquisto di alimenti e beni di prima necessità per uffici e showroom.
* Ricercare fornitori e richiedere preventivi quando necessario.
Gestione attrezzature e postazioni di lavoro
* Monitorare il corretto funzionamento delle stampanti e delle attrezzature d'ufficio.
* Coordinare interventi di assistenza tecnica e manutenzione.
* Verificare la qualità dei servizi forniti dai partner tecnici.
* Supportare l'allestimento e la preparazione degli spazi di lavoro.
Supporto alle attività commerciali
* Collaborare con il team commerciale durante campagne vendita, eventi e iniziative promozionali.
* Acquistare, reperire e organizzare materiali necessari alle campagne vendita.
* Coordinare catering, fornitori e consegne legate agli eventi commerciali.
* Supportare la preparazione degli showroom e degli spazi dedicati ai clienti.
Sicurezza e compliance
* Garantire il rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza sul lavoro.
* Collaborare con consulenti e figure aziendali responsabili della sicurezza.
* Gestire la documentazione obbligatoria relativa agli immobili e agli impianti.
* Supportare l'organizzazione delle attività di emergenza e dei piani di evacuazione.
Requisiti
* Esperienza pregressa di almeno 3 anni in ruoli analoghi.
* Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
* Esperienza nella gestione di fornitori e servizi generali.
* Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office.
* Capacità di lavorare in autonomia e di risolvere problematiche operative.
* Disponibilità a spostamenti occasionali presso le diverse sedi aziendali.
* Patente B.
Soft Skills
* Forte senso pratico.
* Attenzione ai dettagli.
* Affidabilità e precisione.
* Capacità di problem solving.
* Ottime doti relazionali.
* Proattività.
* Flessibilità.
* Orientamento al servizio.