Segretaria di Direzione & Executive Assistant
Figura di supporto diretto alla direzione, con focus su agenda, comunicazioni, documenti e attività operative. Richiede precisione, discrezione e capacità di anticipare priorità diverse.
Esperienza analoga
Min. 2 anni come segretaria, EA o assistente
Gestione autonoma delle relazioni clienti
Comunicazione scritta
Italiano impeccabile, tono formale e qualificato
Gmail, Calendar, Drive, Docs - uso avanzato
Per corrispondenza con partner internazionali
Contesto agenzia/PMI
Abitudine a ritmi dinamici e multitasking
Responsabilità operative
Gestione completa dell'agenda della direzione: appuntamenti, riunioni, call, trasferte e priorità quotidiane
Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata: email, telefonate, messaggi - con risposta autonoma ove possibile
Organizzazione di meeting interni ed esterni: prenotazione spazi, preparazione materiali, gestione partecipanti
Coordinamento delle trasferte della direzione: voli, hotel, transfer, documentazione e logistica
Redazione di corrispondenza formale, comunicazioni istituzionali e documentazione riservata
Gestione operativa dell'ufficio: forniture, fornitori, contratti di servizio e rapporti con enti esterni
Supporto strategico e relazionale
Presidio del flusso informativo tra la direzione e i vari reparti interni - senza dispersioni né ritardi
Supporto nella preparazione di presentazioni, dossier e materiali per meeting con clienti e partner
Gestione dei rapporti con interlocutori istituzionali, clienti VIP e partner internazionali con tono adeguato al contesto
Monitoraggio delle scadenze strategiche della direzione: contratti, rinnovi, impegni e follow-up
Supporto nell'organizzazione di eventi aziendali, cene di lavoro e occasioni di rappresentanza
Qualità che fanno la differenza
Riservatezza assoluta - Gestisce informazioni sensibili con discrezione totale
Anticipazione - Risolve prima che il problema emerja
Presenza istituzionale - Rappresenta la direzione con il tono giusto
Ordine mentale - Gestisce complessità senza generare caos
Autonomia operativa - Non aspetta istruzioni - anticipa e agisce
Flessibilità - Sa adattarsi a ritmi, priorità e contesti variabili
J-*-Ljbffr