Impiegato/a segreteria affari generali e facility

Adecco Italia S.p.A., filiale di Alessandria, ricerca per importante azienda cliente operante nel settore alimentare, situata a Casale Monferrato (AL), la figura di Impiegato/a Segreteria Affari Generali e Facility

Area di appartenenza: Area Amministrativa

Riporto gerarchico: Direzione Amministrativa

Scopo della posizione

Garantire il corretto funzionamento dei servizi generali aziendali, fornendo supporto organizzativo, amministrativo e operativo alle diverse funzioni aziendali, coordinando le attività di segreteria, la gestione degli spazi, dei fornitori e dei servizi di facility management.

Principali responsabilità

• Amministrazione, Segreteria e supporto organizzativo
• Supporto attività centralino, posta elettronica aziendale e corrispondenza.
• Organizzare appuntamenti, riunioni.
• Predisporre verbali, report e presentazioni.
• Gestire l'archiviazione fisica e digitale della documentazione aziendale.
• Supportare la Direzione nelle attività amministrative e organizzative.

Gestione affari generali

• Coordinare i servizi aziendali (pulizie, vigilanza, distributori automatici, mensa, spogliatoi).
• Gestire contratti con fornitori di servizi e relative scadenze.
• Predisporre e/o verificare bozze contrattuali di forniture di servizi

Facility Management

• Coordinare interventi manutentivi degli spazi comuni.
• Verificare l'esecuzione delle attività manutentive da parte dei fornitori.
• Aggiornare scadenziari relativi a verifiche periodiche e manutenzioni obbligatorie.
• Supportare la direzione aziendale nella gestione documentale degli immobili e degli impianti.

Area Risorse Umane

• Monitoraggio obblighi formativi (sicurezza, HACCP, ecc.).
• Organizzazione corsi, aggiornamento piani formativi, gestione rapporti con enti.
• Gestione fondi interprofessionali (Fondimpresa, Fondirigenti, ecc.).
• Collaborazione con APL per contratti
• Supporto a Sicurezza e Ambiente
• Gestire e archiviare documentazione relativa a sicurezza e manutenzioni.
• Monitorare scadenze formative, visite ispettive e verifiche obbligatorie.
• Supportare audit interni ed esterni.
• Collaborare con Responsabile Amministrativa, RSPP, HR e per la gestione documentale.

Attività operative

• Gestione posta e corrieri, supporto reception.
• Inserimento richieste manutentive.
• Supporto organizzativo agli uffici.
• Verifica stato avanzamento interventi manutentivi.
• Aggiornamento scadenziari.
• Verifica fatture fornitori servizi generali.
• Reportistica costi servizi e manutenzioni.
• Aggiornamento archivio contratti e certificazioni.

Competenze tecniche richieste

• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office.
• Utilizzo di gestionali aziendali ERP.
• Conoscenza della gestione documentale.
• Capacità di gestione fornitori e servizi generali.
• Conoscenza base delle normative sulla sicurezza sul lavoro.
• Capacità di gestione scadenze e archivi.

Competenze trasversali

• Precisione e affidabilità.
• Riservatezza.
• Capacità organizzativa.
• Problem solving.
• Flessibilità operativa.
• Orientamento al servizio.
• Capacità relazionali.

Autonomia e responsabilità

La figura opera con autonomia operativa nella gestione delle attività di segreteria e affari generali, nel rispetto delle procedure aziendali e delle indicazioni del proprio responsabile.

Il Quinto Livello (5° Livello) del CCNL Ortofrutticoli e Agrumari

€ 1.653,71 lordi al mese

Si offre assunzione diretta in azienda.

Tempo indeterminato.