Posizione : Segretaria di Direzione (Sostituzione Maternità)
all’interno del Mercafir - Centro Alimentare Polivalente di Firenze
Tipo di contratto : Tempo pieno, sostituzione maternità
Descrizione dell'associazione : Il Banco Alimentare della Toscana è un'organizzazione no-profit dedicata alla raccolta e distribuzione di generi alimentari alle persone in difficoltà. La nostra missione è combattere lo spreco alimentare e sostenere le comunità locali.
Descrizione del ruolo : Stiamo cercando una Segretaria di Direzione altamente organizzata e motivata per supportare gli affari generali dell’organizzazione e le attività di amministrazione del personale dipendente e volontario dell'associazione durante un periodo di sostituzione maternità. La persona selezionata lavorerà a stretto contatto con il Direttore per garantire un'efficace gestione delle attività quotidiane.
Responsabilità principali :
Segreteria Generale :
* Nomina RLS, tenuta rapporti e modulistica con RSPP.
* Richiesta preventivi, scouting fornitori, gestione e archiviazione documentazione (contratti, manutenzioni, certificazioni).
* Gestione appuntamenti tecnici, polizze assicurative, documentazione immobile e personale.
* Coordinamento prove di evacuazione, gestione autorizzazioni mezzi di trasporto e compilazione file Fondazione Sara Bonetti.
Segretaria di Direzione :
* Gestione chiavi ufficio Direttore, prodotti alimentari, stanza DPI e raccoglitori HR.
* Utilizzo firma legale rappresentante, tenuta documenti Presidente e Direttore, invio PEC per documentazione istituzionale.
* Preparazione sala riunioni, convocazione assemblea dei soci, comunicazione ingressi Mercafir e archiviazione documenti Agenzia Entrate.
Accoglienza Risorse Umane | Dipendenti e Volontari :
* Gestione contratti, firme, creazione e archiviazione cartelline dipendenti.
* Comunicazione ingressi, gestione DPI, presentazione nuovi dipendenti, creazione anagrafiche e profili orari.
* Assistenza registrazione app timbrature, attivazione Medicina del Lavoro, registrazione info base dipendenti e gestione badge.
Accoglienza Volontari :
* Valutazione fabbisogno, ricezione disponibilità, pianificazione open day e ricognizione competenze.
* Supporto compilazione domanda socio, comunicazione accoglienza, creazione anagrafiche e monitoraggio prime giornate.
* Comunicazione turni e gestione badge.
Amministrazione del Personale | Dipendenti e Volontari :
* Registrazione attestazioni corsi e visite, aggiornamento DPI, gestione e archiviazione documentazione medica.
* Programmazione appuntamenti corsi / visite, gestione chiusura rapporti di lavoro e controllo presenze.
Accoglienza e Amministrazione del Personale | Percorsi Inclusione Sociale :
* Ricezione contatti, valutazione accoglienza, colloqui e gestione documentazione percorsi.
* Relazione con assistenti sociali, gestione presenze e segnalazioni, stesura lettere di fine percorso.
Amministrazione Ore di Volontariato d’Impresa :
* Gestione proposte alle Imprese del territorio, calendarizzazione, smistamento attività, accoglienza, briefing, assegnazione DPI e rendicontazione presenze.
Requisiti :
* Diploma di scuola superiore o laurea in discipline affini.
* Gradita esperienza pregressa in ruoli simili, sia in contesti no-profit sia con esperienza in negozi o centri commerciali.
* Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo.
* Eccellenti doti comunicative, sia scritte che orali.
* Capacità di lavorare in autonomia e in team.
* Flessibilità e capacità di adattamento a un ambiente dinamico.
Cosa offriamo :
* Un ambiente di lavoro stimolante, collaborativo e disciplinato.
* Opportunità di investimento professionale.
* La possibilità di contribuire a una causa importante e di fare la differenza nella comunità.
Contratto di lavoro : Tempo pieno
Retribuzione : €1.300,00 - €1.400,00 al mese
Benefit :
* Bevande gratis
* Cellulare aziendale
* Distributori automatici di snack e bevande
* Orario flessibile
* Parcheggio libero
* Snack gratis
* Supporto allo sviluppo professionale
Disponibilità : Dal lunedì al venerdì
Retribuzione supplementare :
* Maggiorazione lavoro festivo
* Tredicesima
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