Posizione: Segretaria di Direzione (Sostituzione Maternità) (all’interno del Mercafir - Centro Alimentare Polivalente di Firenze) Tipo di contratto: Tempo pieno, sostituzione maternità Descrizione dell'associazione: Il Banco Alimentare della Toscana è un'organizzazione no-profit dedicata alla raccolta e distribuzione di generi alimentari alle persone in difficoltà. La nostra missione è combattere lo spreco alimentare e sostenere le comunità locali. Descrizione del ruolo: Stiamo cercando una Segretaria di Direzione altamente organizzata e motivata per supportare gli affari generali dell’organizzazione e le attività di amministrazione del personale dipendente e volontario dell'associazione durante un periodo di sostituzione maternità. La persona selezionata lavorerà a stretto contatto con il Direttore per garantire un'efficace gestione delle attività quotidiane. Responsabilità principali: Segreteria Generale: - Nomina RLS, tenuta rapporti e modulistica con RSPP. - Richiesta preventivi, scouting fornitori, gestione e archiviazione documentazione (contratti, manutenzioni, certificazioni). - Gestione appuntamenti tecnici, polizze assicurative, documentazione immobile e personale. - Coordinamento prove di evacuazione, gestione autorizzazioni mezzi di trasporto e compilazione file Fondazione Sara Bonetti. Segretaria di Direzione: - Gestione chiavi ufficio Direttore, prodotti alimentari, stanza DPI e raccoglitori HR. - Utilizzo firma legale rappresentante, tenuta documenti Presidente e Direttore, invio PEC per documentazione istituzionale. - Preparazione sala riunioni, convocazione assemblea dei soci, comunicazione ingressi Mercafir e archiviazione documenti Agenzia Entrate. Accoglienza Risorse Umane | Dipendenti e Volontari: - Gestione contratti, firme, creazione e archiviazione cartelline dipendenti. - Comunicazione ingressi, gestione DPI, presentazione nuovi dipendenti, creazione anagrafiche e profili orari. - Assistenza registrazione app timbrature, attivazione Medicina del Lavoro, registrazione info base dipendenti e gestione badge. Accoglienza Volontari: - Valutazione fabbisogno, ricezione disponibilità, pianificazione open day e ricognizione competenze. - Supporto compilazione domanda socio, comunicazione accoglienza, creazione anagrafiche e monitoraggio prime giornate. - Comunicazione turni e gestione badge. Amministrazione del Personale | Dipendenti e Volontari: - Registrazione attestazioni corsi e visite, aggiornamento DPI, gestione e archiviazione documentazione medica. - Programmazione appuntamenti corsi/visite, gestione chiusura rapporti di lavoro e controllo presenze. Accoglienza e Amministrazione del Personale | Percorsi Inclusione Sociale: - Ricezione contatti, valutazione accoglienza, colloqui e gestione documentazione percorsi. - Relazione con assistenti sociali, gestione presenze e segnalazioni, stesura lettere di fine percorso. Amministrazione Ore di Volontariato d’Impresa: - Gestione proposte alle Imprese del territorio, calendarizzazione, smistamento attività, accoglienza, briefing, assegnazione DPI e rendicontazione presenze. Requisiti: - Diploma di scuola superiore o laurea in discipline affini. - Gradita esperienza pregressa in ruoli simili, sia in contesti no-profit sia con pregressa esperienza in negozi o centri commerciali. - Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo. - Eccellenti doti comunicative, sia scritte che orali. - Capacità di lavorare in autonomia e in team. - Flessibilità e capacità di adattamento a un ambiente dinamico. Cosa offriamo: - Un ambiente di lavoro stimolante, collaborativo e disciplinato. - Opportunità di investimento professionale. - La possibilità di contribuire a una causa importante e di fare la differenza nella comunità. Contratto di lavoro: Tempo pieno Retribuzione: €1.300,00 - €1.400,00 al mese Benefit: - Bevande gratis - Cellulare aziendale - Distributori automatici di snack e bevande - Orario flessibile - Parcheggio libero - Snack gratis - Supporto allo sviluppo professionale Disponibilità: - Dal lunedì al venerdì Retribuzione supplementare: - Maggiorazione lavoro festivo - Tredicesima